Libros Contables Obligatorios: Forma de llevado de los Libros y Registros


En nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisión electrónica este último que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de Libros Electrónicos-PLE o el Sistema de Libros Electrónicos- SLE Portal desde los sistemas de la SUNAT, tal como se resume en el siguiente gráfico: 

libros

En el sistema  manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos.

En el sistema computarizado; la información contable se ingresa apoyada en un software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.

En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un  resumen de toda la información contable y obtener una constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.

En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el portal de la SUNAT y su afiliación y generación de los libros es voluntaria.

Llevado de Libros – Forma Manual y Sistema Computarizado

La forma de llevado de libros no podrá variarse en el curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente, en cuyo caso deberá comunicar el cambio dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al cambio.

  • Legalización de los Libros  

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

  • Oportunidad de la Legalización

Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

  1. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
  2. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.
  • Empaste de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

  • Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
  • Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
  • Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros

Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito, lo siguiente: 

Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.

  • Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros y  registros.

En  todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT

  • Plazo para rehacer los libros contables

El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.

Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del plazo para rehacer los libros.

Libros Contables Obligatorios

Los tipos de libros o registros contables que estarás obligado a llevar dependerán del Régimen Tributario en el que te encuentres, sea como Persona Natural con Negocio o como Persona Jurídica (empresa que hayas formado). También dependerá del volumen de ingresos anuales que estimes obtener por el desarrollo de tu actividad empresarial.

En ese sentido, estarás obligado a llevar los siguientes libros o registros contables:

  • En el Nuevo Régimen Único Simplifiado – NRUS: No hay obligación de llevar libros ni registros contables. Sólo debes conservar los comprobantes de pago que te hubieran emitido y aquellos que sustenten las adquisiciones realizadas, en orden cronológico.
  • En el Régimen Especial de Renta – RER: Los libros contables que estarás obligado a llevar son el Registro de Compras y el Registro de Ventas.
  • En el Régimen MYPE Tributario – RMT: Teniendo en cuenta el nivel de ingresos anuales, los contribuyentes del RMT deberán llevar los siguientes libros y registros contables:
Limite de ingresosLibros obligados a llevar
Ingresos Neto hasta 300 UITRegistro de ventas, Registro de compras, Libro Diario de Formato Simplificado
Ingresos Netos desde 300 UIT  hasta 500 UIT Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro Diario, Libro Mayor.
Ingresos Netos mayores a 500 UIT y que no superen las 1,700 UIT Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Diario Libro, Mayor Libro, de Inventarios y Balances 
  • En el Régimen General – RG: Los libros  contables que estarás obligado a llevar dependerán del volumen de tus ingresos anuales:
Limite de ingresosLibros obligados a llevar
Ingresos Netos hasta 300 UITRegistro de ventas, Registro de compras, Libro Diario de Formato Simplificado
Ingresos Netos desde 300 UIT  hasta 500 UIT Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro Diario, Libro Mayor. 
Ingresos Netos mayores a 500 UIT y que no superen las 1,700 UIT Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Diario, Libro Mayor Libro, de Inventarios y Balances. 
Ingresos Netos anuales mayores a las 1,700 UIT Contabilidad completa, comprende: Libro Caja y Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Ventas y Registro de Compras.

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